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Les applications Microsoft ne cessent de s’améliorer pour vous offrir de nouvelles fonctionnalités qui permettent de gagner en temps et en efficacité. Cela vous aide à simplifier votre quotidien professionnel, gérer facilement votre agenda, vous offre une grande flexibilité et des options de personnalisation adaptées à la variété des besoins en matière de planification, dans le but de réduire le temps consacré à la tâche. 

Microsoft Booking peut facilement gérer les besoins de planification complexes de toute organisation. Les planificateurs peuvent gérer plusieurs calendriers de service et de personnel, ainsi que les communications avec les participants internes et externes, à partir d'une seule expérience. 

Transformez vos rendez-vous dans Microsoft Booking en réunions virtuelles dans Microsoft Teams, qui offre de puissantes fonctionnalités de vidéoconférence. Par exemple, les médecins peuvent partager leurs écrans avec les patients et afficher les résultats des tests. Alternativement, les conseillers bancaires peuvent demander des signatures électroniques sur les documents, leur permettant de conclure des transactions à distance. 

Les réunions virtuelles incluent un lien de réunion Teams qui est envoyé par e-mail aux participants qui peuvent facilement se joindre via un navigateur Web ou Teams sur n'importe quel appareil. Les rappels automatiques par e-mail permettent de réduire les absences et d'augmenter l'engagement des clients.

Comment organiser des réunions virtuelles avec Microsoft Teams ?

Le service Bookings est intégré à votre calendrier Microsoft 365 ou Office 365. Vos clients peuvent désormais avoir une visibilité sur les horaires disponibles et éviter de réserver des créneaux horaires déjà attribués. 

1.AJOUTER DES DISPONIBILITÉS OU DES HEURES D'OUVERTURE

La révision des heures d'ouverture fait partie des actions suggérées. Cela fait référence aux heures d'ouverture de votre entreprise au public. Pour accéder à ces paramètres, appuyez sur le bouton "Démarrer" > Fixez vos horaires de travail ou tout simplement en accédant au menu Données sur les entreprises à sélectionner. Non seulement vous pouvez sélectionner le bureau ou les heures d'ouverture, mais vous pouvez également sélectionner le nom, l'adresse, le site Web et le logo d'une entreprise.     

2.APPARIEMENT DE VOTRE CALENDRIER OUTLOOK

L'intégration transparente de Microsoft Bookings avec Outlook vous permet d'utiliser l'application avec le calendrier de votre entreprise. Cette application peut être utilisée pour planifier des réunions avec des employés ou des départements. Vous pouvez configurer les réservations sous "Employés". Le calendrier réserve automatiquement vos jours disponibles. Par exemple, si vous avez programmé une réunion ou des vacances, ces jours ne seront pas disponibles.

3. GÉRER LES SERVICES

À ce stade, vous pouvez déterminer les services que les clients peuvent choisir, chaque service peut être lié à un ou plusieurs employés, ainsi, ils peuvent définir leur prix, la durée du service et le temps consacré. Vous pouvez également définir si les clients doivent recevoir des informations à l'avance et s'ils doivent être informé par E-mail. 

4. MISE EN PLACE DE LA PAGE DE RÉSERVATION

C’est l’étape qui héberge les détails les plus importants tels que les notifications par E-mail et les règles de planification. Les utilisateurs peuvent également rediriger ou modifier cette page une fois qu'elle est configurée. Et enfin, cette page peut être publiée une fois tous les réglages pertinents effectués. 

Vous pouvez dorénavant créer une page de planification basique mais professionnelle en moins de 30 minutes avec une communication automatique derrière. Cela comprend le courrier de confirmation, l'invitation au calendrier et les courriers de rappel pour cultiver une image professionnelle.

Vous souhaitez un accompagnement ? Contactez-nous  https://ipsys.be/contact ! L’équipe Ipsys Solutions se tient à votre disposition pour toute demande d'informations ! 

Source : https://www.microsoft.com/fr-ww/microsoft-365/business/scheduling-and-booking-app